Collegamento POS e registratore telematico: tutto quello che c’è da sapere

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato le risposte alle domande più frequenti sull’obbligo introdotto nel 2026. Nessun intervento tecnico sui dispositivi: basta una comunicazione sul portale “Fatture e Corrispettivi”.

Da tempo circolava tra gli esercenti un equivoco destinato a generare inutili preoccupazioni: molti ritenevano che il nuovo obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico richiedesse interventi fisici sui dispositivi, cablature, aggiornamenti software o addirittura la sostituzione delle apparecchiature. L’Agenzia delle Entrate ha finalmente fatto chiarezza, pubblicando un primo blocco di FAQ operative che sgombrano il campo da ogni dubbio: si tratta esclusivamente di una comunicazione telematica, da effettuare comodamente dall’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Come funziona concretamente

L’adempimento consiste nell’associare, tramite la procedura web dell’Agenzia, la matricola del registratore telematico già censito in Anagrafe Tributaria ai dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui l’esercente è titolare. Nessun tecnico da convocare, nessun aggiornamento del registratore di cassa: il collegamento esiste solo a livello informatico, all’interno del sistema dell’Amministrazione finanziaria.

La procedura è disponibile sul portale a partire dai primi giorni di marzo 2026, con la data esatta comunicata tramite avviso ufficiale sul sito dell’Agenzia.

Chi è obbligato

L’obbligo riguarda tutti i soggetti passivi IVA che utilizzano un registratore telematico oppure la procedura web “Documento Commerciale on line” per certificare i corrispettivi incassati con strumenti di pagamento elettronico. La regola vale, in sintesi, per la stragrande maggioranza dei commercianti al dettaglio e degli operatori del settore dei servizi.

È possibile delegare un intermediario abilitato — come un commercialista — per effettuare l’operazione tramite il servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” del portale. Fa eccezione il collegamento relativo alla procedura “Documento Commerciale on line”, che deve essere eseguito direttamente dall’esercente.

Quali strumenti vanno collegati

L’obbligo non si limita ai tradizionali POS fisici da banco. Rientrano nella comunicazione tutti gli strumenti con cui l’esercente incassa corrispettivi certificati: POS fisici, SoftPOS, piattaforme di pagamento online, app e sistemi software equivalenti. Il bonifico bancario, invece, è escluso dal perimetro dei dispositivi da collegare, pur dovendo comunque essere indicato nel documento commerciale come forma di pagamento elettronico con il relativo importo.

I dati necessari

Per completare la procedura occorrono tre elementi: la matricola del registratore telematico, i dati identificativi del POS e l’indirizzo dell’esercizio commerciale in cui i due dispositivi vengono utilizzati. Per i POS fisici bisogna comunicare il Terminal ID (la matricola del terminale), il codice fiscale dell’Acquirer e la sua denominazione. Per i POS virtuali sono sufficienti codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

Chi non conosce il Terminal ID può reperirlo nella documentazione contrattuale, nei report periodici dell’operatore finanziario oppure nelle aree riservate online messe a disposizione dall’Acquirer. In caso di difficoltà è sempre possibile contattare l’assistenza dell’operatore.

Una buona notizia: i dati dei POS risultano già precaricati nel sistema, sulla base delle informazioni che gli Acquirer hanno trasmesso all’Agenzia delle Entrate. L’esercente dovrà quindi principalmente verificare la correttezza dei dati già presenti, non inserirli da zero.

Le scadenze da rispettare

L’Agenzia distingue una fase di avvio da un regime a regime. Per i POS già attivi a gennaio 2026, la registrazione del collegamento deve avvenire entro 45 giorni dalla disponibilità della procedura web (cioè entro aprile 2026 circa). Per i POS attivati o modificati successivamente, la finestra di registrazione si apre il 6° giorno del secondo mese successivo all’attivazione e si chiude l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. A titolo di esempio: un POS attivato a febbraio 2026 dovrà essere collegato tra il 6 e il 30 aprile 2026; uno attivato ad aprile, tra il 6 e il 30 giugno 2026.

Il collegamento andrà aggiornato ogni volta che un POS viene spostato tra punti vendita diversi, quando viene attivato un nuovo RT o un nuovo POS, oppure in caso di dismissione di uno dei dispositivi.

Casi particolari da conoscere

La normativa chiarisce anche alcune situazioni frequenti che potevano generare incertezza. Se un POS viene usato sia per operazioni ordinarie certificate con documento commerciale sia per operazioni esonerate (come la vendita di tabacchi o carburanti), il collegamento è obbligatorio. Analogamente, chi utilizza lo stesso POS sia per emettere scontrini sia per fatture è tenuto al collegamento: l’esenzione vale solo quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente con fattura.

Un POS dedicato esclusivamente a vendite esonerate è invece fuori dall’obbligo, a meno che l’esercente non scelga volontariamente di emettere il documento commerciale anche per quelle operazioni.

Per quanto riguarda la topologia dei collegamenti, un POS fisico può essere abbinato a più registratori telematici, ma solo se si trovano nello stesso punto vendita; un POS virtuale può invece essere collegato a RT di punti vendita diversi. All’inverso, a un singolo RT possono essere collegati più POS, senza alcun limite numerico.

Venditori ambulanti e situazioni specifiche

Chi esercita attività ambulante non dovrà indicare alcun indirizzo: la procedura prevede un’apposita opzione “Dispositivo ambulante” che esonera dalla compilazione di quel campo.

Nel caso in cui nel portale compaia un POS di cui l’esercente non è titolare, è possibile segnalare la non titolarità tramite la funzione “POS non collegati”, con conseguente rimozione del dispositivo dall’elenco. La stessa funzione consente di dichiarare l’utilizzo esclusivo per attività esonerate, con l’avvertenza che si tratta di un’operazione irreversibile: il POS sparirà definitivamente dall’elenco dei dispositivi collegabili.